Per studi commercialisti e consulenti del lavoro
Ogni cliente apre il suo cassetto e trova la lista di quello che serve per il periodo: carica dal telefono e i file entrano già nominati secondo le regole del tuo studio.
Tu guardi una sola griglia e sai chi ha consegnato, chi manca e che cosa manca, senza rovistare nella posta.
Cassetto del cliente
Settembre 2026
Fatture di acquisto cartacee
Consegnato
Solo quelle che non passano dallo SdI, anche fotografate.
Estratti conto e movimenti bancari
In attesa
Tutti i conti intestati all'attività, mese completo.
Ricevute di pagamento e F24
Manca
Serve la quietanza con la data, non la delega compilata.
Esempio di come lo studio vede il cassetto: le voci restano quelle decise dal modello e il sollecito riguarda soltanto quelle ancora aperte.
Il problema
Il calendario dello studio è fatto di date che non si spostano: il 16 per i versamenti, la fine del mese per gli adempimenti del personale, le dichiarazioni che tornano sempre nello stesso periodo dell'anno. La registrazione vera e propria, quella per cui il cliente paga la parcella, occuperebbe una frazione del tempo. Il resto se ne va prima, a monte: capire se i documenti sono arrivati tutti, da chi manca cosa e in quale casella di posta si è fermato l'allegato giusto.
Perché i documenti arrivano da ogni parte e in ogni forma. C'è il cliente che manda la foto storta dello scontrino del carburante via messaggio alle undici di sera. Quello che risponde a una vecchia email di marzo allegando l'estratto conto di agosto. Quello che passa in studio con la busta di plastica e la lascia sul bancone senza dire niente a nessuno. Quello che ha mandato tutto, dice, ma ha inviato solo le fatture di vendita e non i corrispettivi. Ogni consegna va aperta, letta, capita, rinominata e spostata nella cartella dell'anno giusto: un lavoro che nessuno mette in parcella e che il collaboratore rifà identico ogni mese, per ogni cliente.
Poi arriva la settimana della scadenza e il tono cambia. Si telefona, si sollecita, si spiega per l'ennesima volta che senza estratto conto e senza le spese documentate la liquidazione IVA non si chiude. Qualcuno risponde subito, qualcuno il giorno dopo, qualcuno si presenta il quindici pomeriggio con un plico mai visto prima. Lo studio recupera lavorando di sera, il cliente è convinto di essere stato puntuale perché la sua busta l'ha portata, e la discussione su chi ha chiesto cosa e quando non si può nemmeno risolvere: l'elenco di quello che era stato richiesto non esiste da nessuna parte.
La soluzione
CassettoDocumenti dà a ogni cliente dello studio un cassetto suo, diviso per anno e per periodo, con gli scomparti già etichettati: fatture di acquisto che non passano dallo SdI, corrispettivi, estratti conto e movimenti bancari, ricevute di pagamento e F24 quietanzati, presenze e variabili del personale. Il cliente non trova un vuoto da riempire a intuito, trova un elenco chiuso con accanto la nota che gli hai scritto tu, e vede le voci sparire man mano che consegna.
Dalla parte dello studio cambia il punto di osservazione. Invece di aprire la posta e ricostruire cliente per cliente, guardi una griglia sola: chi ha consegnato tutto, chi è a metà, chi non ha ancora aperto il cassetto, con le voci mancanti scritte per esteso. I file entrano già rinominati secondo la convenzione dello studio e finiscono nello scomparto giusto, pronti per la registrazione. I solleciti partono nei giorni che hai deciso, elencano solo quello che manca davvero e restano scritti nel registro delle richieste, insieme a ogni consegna e alla sua data.
Parti dal modello che assomiglia al cliente: impresa in contabilità ordinaria o semplificata, professionista, contribuente forfettario, datore di lavoro con dipendenti. Il modello porta con sé l'elenco dei documenti, la periodicità (mensile, trimestrale, annuale) e il giorno entro cui li vuoi in studio. In pochi minuti il cassetto è etichettato e la lista del primo periodo è pronta da inviare.
Riceve un link, apre il cassetto dal telefono e carica. Una foto di uno scontrino diventa un PDF dritto e leggibile, un PDF unico con dentro venti documenti si divide e si smista negli scomparti giusti, un file dal computer entra con un trascinamento. Accanto a ogni voce trova la tua nota, così non deve indovinare che cosa intendi per documenti delle spese.
Quando il cassetto è completo lo chiudi e lo porti fuori come preferisci: cartelle ordinate con i nomi che il tuo gestionale si aspetta, un archivio unico del periodo, un elenco in CSV con i riferimenti di ogni documento. Il registro conserva chi ha caricato cosa e in che giorno, e il periodo chiuso resta consultabile anche a distanza di anni.
Funzionalità
Niente moduli da montare e niente area riservata da spiegare ai clienti: otto meccanismi che lavorano insieme, dalla richiesta iniziale fino all'esportazione verso il gestionale dello studio.
Ogni cliente ha il suo spazio, organizzato per anno e per mese o trimestre, con scomparti etichettati per tipo di documento.
Lo studio entra e trova la stessa struttura per tutti, senza dover ricordare le abitudini di ciascuno.
Modelli distinti per contabilità ordinaria, semplificata, forfettari, professionisti e datori di lavoro con dipendenti.
Ogni voce porta periodicità, data di consegna attesa e una nota in italiano semplice per il cliente.
Il promemoria parte nei giorni che decidi tu e non chiede genericamente i documenti: elenca le voci ancora aperte.
Appena il cliente consegna una voce, i solleciti su quella voce si fermano da soli.
Il cliente fotografa i documenti e ottiene PDF raddrizzati e leggibili, oppure carica file già pronti dal computer.
Un PDF con dentro più documenti si separa in pagine e si assegna agli scomparti corretti.
Imposti una volta la regola (anno, mese, codice cliente, tipo di documento, progressivo) e ogni file arriva già nominato così.
Niente rinomina a mano prima di caricare nel gestionale o di archiviare sul server dello studio.
Una sola schermata mostra lo stato del periodo per ogni cliente: completo, parziale, non iniziato, con le voci mancanti in chiaro.
Sai dove intervenire tre giorni prima della scadenza, non il giorno dopo.
Cartelle strutturate, archivio compresso del periodo ed elenco in CSV con data, tipo e riferimento di ogni documento.
I file restano leggibili in formati aperti e si portano via quando vuoi, senza vincoli.
Ogni richiesta inviata e ogni caricamento restano tracciati con data, ora e autore, utili quando il cliente ricorda diversamente.
I collaboratori vedono solo i clienti che seguono, con ruoli distinti tra semplice consultazione e gestione.
Vantaggi
I documenti si raccolgono lungo tutto il mese, non nelle quarantotto ore prima del versamento. Chi è indietro si vede in anticipo e riceve un sollecito preciso, quindi il lavoro dello studio si distribuisce invece di concentrarsi in due serate.
Aprire allegati, capire di che cosa si tratta, rinominare e spostare nella cartella giusta è tempo che non produce nulla di fatturabile. Quando i file arrivano già nominati e catalogati, quel tempo torna disponibile per i controlli e per le quadrature che contano davvero.
La lista è sempre la stessa e sta dentro il suo cassetto, con le note dello studio accanto a ogni voce. Il cliente sa a colpo d'occhio che cosa ha già consegnato e che cosa manca, e le telefonate di chiarimento si riducono a quelle che meritano davvero una spiegazione.
Documenti divisi per cliente e per periodo, nominati in modo coerente, con il registro di chi li ha consegnati e quando. Quando serve ricostruire un periodo, rispondere a una richiesta di documenti o chiarire una contestazione con il cliente, il materiale è dove ti aspetti che sia.
Come lo raccontano
Prima del 16 passavo il pomeriggio al telefono a chiedere estratti conto e ricevute. Adesso guardo la griglia il giorno 5 e chiamo solo i due o tre clienti davvero fermi. Il resto arriva da solo, con i file nominati come li vuole il nostro gestionale.
Elena Bertolazzi
Dottoressa commercialista, studio con tre collaboratori, Brescia
Le presenze del mese erano il mio incubo: chi mandava il foglio firmato, chi una foto, chi un messaggio con tre righe di variabili. Ora ogni azienda ha la sua voce con la data di consegna e la nota su come indicare permessi e malattie. Elaboro i cedolini con meno rincorse e meno correzioni.
Marco Sabbadini
Consulente del lavoro, Bari
Il valore vero per me è il registro: so quando abbiamo chiesto un documento e quando è stato caricato. Le discussioni sul chi non ha mandato cosa sono finite in un pomeriggio. E quando un collega è in ferie, chiunque apre il cassetto e capisce a che punto siamo.
Chiara Ferraroli
Responsabile della contabilità di studio, Modena
Scenari d'uso rappresentativi del profilo dei nostri utenti target.
Prezzi
Si paga per studio, non per ogni cliente che apre il suo cassetto. Il piano si cambia quando cambia il portafoglio, e i documenti restano esportabili in qualsiasi momento.
29 euro al mese
Per il professionista che segue da solo un portafoglio contenuto di clienti.
Il più richiesto dagli studi con collaboratori
69 euro al mese
Per lo studio con collaboratori che chiude ogni mese decine di posizioni.
139 euro al mese
Per lo studio associato o su più sedi, con area contabile e area lavoro.
Prezzi per studio, IVA esclusa, nessun vincolo di durata e dati esportabili in qualsiasi momento. CassettoDocumenti raccoglie, ordina e consegna i documenti: la tenuta delle scritture, gli adempimenti e la conservazione a norma restano nei tuoi sistemi e sotto la tua responsabilità professionale.
Domande
No, sono due cose diverse e non c'è alcun collegamento. Il cassetto fiscale è il servizio dell'Agenzia delle Entrate dove il contribuente e il suo intermediario delegato consultano dichiarazioni, versamenti e comunicazioni. CassettoDocumenti è uno strumento privato dello studio: serve a chiedere, ricevere e ordinare i documenti che il cliente ha in mano, come estratti conto, spese, contratti e presenze del personale. Il nome richiama l'idea del cassetto ordinato, non il portale pubblico.
No. Il cliente riceve un link al suo cassetto e lo apre dal telefono o dal computer con il browser che usa già. Dentro trova un elenco di voci con le tue note e un pulsante per caricare. Chi è a suo agio con la tecnologia carica i PDF direttamente, chi lo è meno fotografa i documenti e lascia che sia il sistema a raddrizzarli e trasformarli in un PDF leggibile. Non ci sono programmi da installare né funzioni da studiare.
No, ed è importante essere chiari. CassettoDocumenti è un sistema di raccolta e di archiviazione ordinata: tiene i documenti divisi per cliente e periodo, con nomi coerenti e traccia delle consegne. La conservazione a norma dei documenti informatici, con i metadati, i pacchetti di archiviazione e il ruolo del responsabile della conservazione previsti dal Codice dell'amministrazione digitale e dalle Linee guida AgID, si fa nel sistema di conservazione che lo studio o il cliente già utilizza. I file escono in formati aperti proprio per poter essere versati in quel sistema.
Attraverso i file, che restano il modo più solido di far parlare due sistemi diversi. Definisci una volta la convenzione di denominazione e la struttura delle cartelle che il tuo gestionale si aspetta, e a fine periodo esporti tutto già nella forma giusta: cartelle per cliente e per mese, archivio compresso, elenco in CSV con data, tipo e importo indicato dal cliente. Non serve nessun intervento tecnico sul gestionale e nessuna sostituzione dei programmi che usi.
Sì, ed è uno degli usi più frequenti. Le liste di richiesta si costruiscono anche per l'area lavoro: presenze del mese, variabili, note spese dei dipendenti, certificati e comunicazioni da acquisire, documenti per assunzioni e cessazioni. Ogni azienda cliente vede la sua scadenza di consegna e le indicazioni su come compilare il foglio presenze. Trattandosi di dati personali dei dipendenti, gli accessi si limitano ai collaboratori che seguono quella posizione.
Il cassetto resta segnato come incompleto e le voci mancanti restano visibili sia a te sia al cliente. I solleciti partono nei giorni che hai impostato ed elencano soltanto quello che manca, quindi diventa difficile sostenere di non aver capito che cosa serviva. Se poi occorre spiegare perché un adempimento non è stato preparato in tempo, il registro mostra la data di ogni richiesta e di ogni consegna, senza dover cercare vecchie email.
Solo chi lo studio autorizza. Ogni collaboratore riceve un accesso personale e viene collegato ai clienti che segue, con la possibilità di distinguere tra sola consultazione e gestione. Il cliente vede unicamente il proprio cassetto e non ha alcuna visibilità sugli altri. Ogni apertura e ogni caricamento restano registrati, il che aiuta lo studio a dimostrare le misure organizzative adottate nel trattamento dei dati ai sensi del Regolamento UE 2016/679.
Sempre. In qualsiasi momento esporti l'intero archivio con la struttura di cartelle per cliente, anno e periodo, i file nei loro formati originali e l'elenco riassuntivo in CSV. Non ci sono formati proprietari da convertire né pacchetti da acquistare per riavere il materiale. La raccolta dei documenti del cliente è un obbligo tuo verso il cliente e non deve mai dipendere dalla permanenza su un servizio.
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Scrivici quanti clienti segue lo studio, se ti occupi anche di paghe e da quali canali ti arrivano oggi i documenti: email, messaggi, cartaceo in studio o un misto delle tre cose.
Con queste tre informazioni ti mostriamo un cassetto costruito su un tuo cliente tipo, con la sua lista di richieste, invece di una presentazione generica.
Questo sito è una vetrina: non c'è nessuna area riservata da creare, nessun pagamento online e nessuna carta da inserire. Ti risponde una persona, in italiano, dallo stesso indirizzo che trovi sotto il modulo, e il cassetto di prova viene preparato sui documenti che chiedi davvero ai tuoi clienti.